Настоящее соглашение применяется при направлении заявки на участие во Всероссийском форуме «ХостОбзор» через сайт offlinexo.ru.

1. Назначение заявки

Форма заявки предназначена для оформления обращения от юридического лица или индивидуального предпринимателя, планирующих участие в форуме.

Направляя заявку, пользователь указывает реквизиты организации или ИП, рабочий контакт для ответа и параметры предполагаемого участия, включая количество участников, выбранный вариант участия, размещение, питание, трансфер и иные условия, выбранные в форме.

2. Какие сведения используются

Организатор использует только сведения, добровольно указанные в форме заявки:

• наименование организации или ИП;
• ИНН организации или ИП;
• сайт организации, если он указан;
• рабочий адрес электронной почты;
• дополнительный рабочий контакт, если он указан;
• выбранные условия участия, размещения, питания и трансфера;
• количество участников, сопровождающих и детей, если соответствующие поля выбраны в форме;
• комментарий к заявке, если он добавлен пользователем;
• номер заявки, дата и время её направления.

3. Для каких целей используются сведения

Указанные сведения используются исключительно для обработки конкретной заявки, в том числе для:

• проверки доступности выбранных мест, номеров и услуг;
• расчёта стоимости участия;
• подготовки и направления предложения, счёта, договора или иных документов по заявке;
• согласования выбранных условий участия;
• связи с заявителем по вопросам этой заявки;
• организации услуг, согласованных после подтверждения заявки.

Рабочий e-mail и дополнительный контакт не используются для рекламных и массовых рассылок, создания пользовательских профилей, публикации на сайте или передачи третьим лицам для их собственных целей.

4. Ограничение содержания заявки

Форма не предназначена для предоставления паспортных данных, платёжных реквизитов банковских карт, адресов проживания, сведений о здоровье, документов, удостоверяющих личность, и иных сведений, не требуемых для рассмотрения заявки организации.

Пользователь обязуется не указывать такие сведения в поле комментария или иных свободных полях формы. Если сведения, не относящиеся к заявке, были направлены ошибочно, организатор вправе исключить их из обращения или удалить, если они не нужны для рассмотрения заявки и исполнения согласованных услуг.

5. Передача для исполнения заявки

Если заявка подтверждена и для исполнения согласованных услуг требуется взаимодействие с гостиницей, перевозчиком, площадкой форума, платёжным оператором или иным исполнителем, организатор передаёт такому исполнителю только сведения, необходимые для оказания конкретной услуги и в объёме, обусловленном заявкой или заключёнными документами.

Передача сведений не осуществляется для самостоятельных рекламных, информационных или иных целей третьих лиц.

6. Срок использования и удаление

Сведения по неподтверждённой заявке используются до окончания её рассмотрения и удаляются в разумный срок после завершения переписки по заявке, но не позднее 90 календарных дней после последнего содержательного обращения, если более длительное хранение не требуется законом или не связано с оформлением договорных и бухгалтерских документов.

При подтверждении участия сведения, необходимые для исполнения договора, оформления расчётов и соблюдения обязательных требований законодательства, могут храниться в течение соответствующих установленных сроков.

7. Подтверждение пользователя

Нажимая кнопку «Отправить заявку», пользователь подтверждает, что:

• действует от имени организации или ИП либо уполномочен направить заявку;
• указал сведения, необходимые для рассмотрения заявки;
• понимает назначение и пределы использования указанных рабочих контактов;
• согласен на использование сведений исключительно в целях, указанных в настоящем соглашении.

8. Контакты организатора

По вопросам, связанным с заявкой, использованием указанных сведений или их удалением, пользователь может обратиться к организатору форума по контактам, размещённым на сайте offlinexo.ru.